Dokument prawny

Extend Finance Ltd

111 New Union Street, Coventry, CV1 2NT, United Kingdom

Strona internetowa: https://extendfinance.co.uk

Extend Finance Ltd jest spółką zarejestrowaną w Anglii i Walii pod numerem 13005810. Siedziba spółki: 111 New Union Street, Coventry, England, CV1 2NT.

Ostatnia aktualizacja: 14/08/2024

1. Cel niniejszej Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Extend Finance Ltd gromadzi, wykorzystuje, przechowuje i chroni dane osobowe swoich klientów i użytkowników strony internetowej w związku ze świadczeniem usług doradztwa w zakresie kredytów hipotecznych oraz produktów ochronnych/ubezpieczeniowych. Polityka opiera się na brytyjskim RODO (UK GDPR), ustawie Data Protection Act 2018 oraz – w zakresie plików cookie i marketingu elektronicznego – na przepisach PECR (Privacy and Electronic Communications Regulations) i ma zastosowanie do danych przekazywanych nam za pośrednictwem strony internetowej, formularzy kontaktowych, e-maila, telefonu, systemów CRM oraz komunikacji z lenderami, ubezpieczycielami i innymi podmiotami zaangażowanymi w proces obsługi klienta.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tej Polityki Prywatności lub sposobu przetwarzania przez nas Twoich danych, skontaktuj się z nami, korzystając z danych podanych w sekcji „Nasze dane kontaktowe”.

2. Rodzaje gromadzonych przez nas danych osobowych

Obecnie zbieramy i przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

Dane identyfikacyjne i kontaktowe – m.in. imię i nazwisko, adres zamieszkania lub korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu.
Dane finansowe – m.in. informacje o dochodach, wydatkach, zobowiązaniach kredytowych, historii zatrudnienia, informacje wymagane do przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz wykrywania oszustw.
Dane dotyczące nieruchomości – m.in. informacje o nieruchomości, którą chcesz kupić, refinansować lub zabezpieczyć (adres, wartość, typ nieruchomości).
Dane dotyczące zdrowia i historii medycznej – wyłącznie w zakresie niezbędnym do udzielania porad w zakresie ubezpieczeń na życie, krytycznego zachorowania, ochrony dochodu oraz innych produktów ochronnych.
Dane związane z korzystaniem z naszej strony internetowej – m.in. informacje o urządzeniu, przeglądarce, adresie IP, odwiedzanych podstronach, plikach cookie i podobnych technologiach, zgodnie z naszą Polityką Ciasteczek.
Dane związane z komunikacją – m.in. treść wiadomości wysyłanych do nas poprzez formularze kontaktowe, czat na żywo na naszej stronie, e-mail, telefon lub inne kanały komunikacji.

Jeśli zbieramy dodatkowe kategorie danych, poinformujemy Cię o tym przy odpowiednim formularzu lub w trakcie rozmowy, wyjaśniając cel i podstawę prawną przetwarzania.

3. Sposób pozyskiwania danych osobowych

Większość przetwarzanych przez nas danych osobowych otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie w związku z:

prośbą o kontakt lub przesłaniem formularza na naszej stronie,
zapytaniem o kredyt hipoteczny lub produkt ochronny,
procesem doradczym i składaniem wniosków do lenderów/ubezpieczycieli,
komunikacją telefoniczną, e-mailową lub poprzez inne kanały.

Dane osobowe możemy otrzymywać także pośrednio z następujących źródeł:

kredytodawcy (lenderzy), z którymi współpracujesz w trakcie procesu kredytowego – w celu przetwarzania wniosków, obsługi produktu i aktualizacji statusu,
towarzystwa ubezpieczeniowe – w celu przetwarzania wniosków ubezpieczeniowych, obsługi polis i roszczeń,
dostawcy systemów CRM i platform sourcingowych wykorzystywanych do wyszukiwania produktów hipotecznych i ubezpieczeniowych (np. Acre, Mortgage Brain, Trigold, IRESS, iPipeline, AIR Sourcing),
inni profesjonalni doradcy lub podmioty zaangażowane w transakcję (np. solicitors, conveyancers) – gdy jest to konieczne do obsługi sprawy.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia naszych usług i spełnienia obowiązków prawnych. Główne cele przetwarzania to:

świadczenie usług doradztwa w zakresie kredytów hipotecznych, w tym analiza potrzeb, ocena zdolności kredytowej i dobór produktów,
świadczenie usług doradztwa w zakresie ubezpieczeń i ochrony, w tym analiza potrzeb i ocena ryzyka,
przygotowanie, składanie i obsługa wniosków do lenderów i ubezpieczycieli,
spełnianie obowiązków regulacyjnych wynikających z wymogów FCA oraz przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
prowadzenie dokumentacji, compliance i archiwizacji dla celów dowodowych i obsługi ewentualnych reklamacji,
cele bezpieczeństwa, zapobieganie oszustwom i nadużyciom,
analiza efektywności działań marketingowych oraz funkcjonowania serwisu internetowego (np. statystyki, analityka, cookies) – tam, gdzie jest to zgodne z obowiązującymi przepisami i zgodami,
utrzymywanie kontaktu z klientami i potencjalnymi klientami (e-mail, telefon, formularze kontaktowe),
komunikacja marketingowa, w tym informacje o usługach i treściach edukacyjnych – tylko na podstawie odpowiednich zgód lub uzasadnionego interesu, zgodnie z UK GDPR i PECR.

Podstawy prawne przetwarzania obejmują w szczególności:

Wykonanie umowy lub działania na żądanie osoby, której dane dotyczą – gdy przetwarzanie jest niezbędne do przygotowania i realizacji doradztwa kredytowego lub ubezpieczeniowego;
Obowiązek prawny – gdy prawo wymaga od nas przetwarzania określonych danych (np. przepisy AML, wymogi regulacyjne FCA, obowiązki księgowe i podatkowe);
Uzasadniony interes – gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów naszych prawnie uzasadnionych interesów (np. zarządzanie relacjami z klientami, obrona przed roszczeniami, monitorowanie jakości usług), o ile Twoje interesy, prawa i wolności nie są wobec nich nadrzędne;
Zgoda – w sytuacjach, gdy prawo wymaga uzyskania Twojej zgody (np. określone działania marketingowe, niektóre kategorie danych szczególnych). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, kontaktując się z nami; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

5. Udostępnianie danych osobowych

Możemy udostępniać Twoje dane osobowe wyłącznie podmiotom, które są niezbędne do realizacji powyższych celów lub gdy wymaga tego prawo. W szczególności mogą to być:

kredytodawcy i banki, do których składasz wniosek kredytowy,
towarzystwa ubezpieczeniowe, z którymi zawierasz umowy ubezpieczenia,
dostawcy naszych systemów i narzędzi (np. system CRM Acre, dostawcy platform sourcingowych produktów),
zewnętrzni dostawcy usług IT, hostingu i wsparcia technicznego,
profesjonalni doradcy (np. prawnicy, audytorzy), gdy jest to uzasadnione prawnie lub kontraktowo,
organy regulacyjne i nadzorcze (w tym Financial Conduct Authority),
Information Commission (ICO – brytyjski organ ochrony danych), a także National Crime Agency i inne organy ścigania – jeśli prawo wymaga przekazania danych.

W przypadku przekazywania danych do podmiotów trzecich zapewniamy odpowiednie umowy i środki ochrony zgodnie z UK GDPR. Jeżeli dane miałyby zostać przekazane poza Wielką Brytanię i Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), zastosujemy odpowiednie zabezpieczenia prawne i poinformujemy Cię o tym, gdy będzie to wymagane.

6. Jak długo przechowujemy Twoje dane

Przechowujemy Twoje dane osobowe tak długo, jak jest to konieczne do spełnienia celów, dla których zostały zebrane, oraz w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych i regulacyjnych. Oznacza to, że:

dane związane z doradztwem kredytowym i ubezpieczeniowym mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami FCA oraz przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy,
dane związane z reklamacjami, roszczeniami lub potencjalnymi sporami mogą być przechowywane do czasu przedawnienia roszczeń,
dane używane wyłącznie do celów marketingowych przechowujemy do momentu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

Po upływie odpowiednich okresów retencji Twoje dane zostaną bezpiecznie usunięte lub zanonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

7. Twoje prawa w zakresie ochrony danych

Zgodnie z UK GDPR przysługują Ci następujące prawa w zakresie danych osobowych:

Prawo dostępu – masz prawo poprosić nas o kopię swoich danych osobowych, które przetwarzamy.
Prawo do sprostowania – masz prawo żądać sprostowania danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne.
Prawo do usunięcia danych – w określonych sytuacjach możesz poprosić o usunięcie swoich danych osobowych.
Prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz poprosić o ograniczenie przetwarzania danych w określonych okolicznościach.
Prawo do sprzeciwu – masz prawo sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych, jeśli przetwarzamy je na podstawie uzasadnionego interesu lub do celów marketingu bezpośredniego.
Prawo do przenoszenia danych – w określonych przypadkach możesz poprosić o przekazanie Twoich danych innemu administratorowi lub bezpośrednio Tobie.
Prawo do wycofania zgody – jeśli przetwarzamy Twoje dane na podstawie zgody, możesz ją w każdej chwili wycofać.

Nie pobieramy opłat za realizację tych praw. Na Twoje zgłoszenie odpowiemy co do zasady w ciągu jednego miesiąca.

Aby skorzystać ze swoich praw, możesz:

skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych Extend Finance (patrz sekcja „Nasze dane kontaktowe”);
skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w The Right Mortgage Limited: dpo@therightmortgage.co.uk.

8. Skargi dotyczące ochrony danych

Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości dotyczące tego, w jaki sposób wykorzystujemy Twoje dane osobowe, zachęcamy do kontaktu z nami w pierwszej kolejności, abyśmy mogli spróbować rozwiązać problem. Możesz również skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w The Right Mortgage Limited pod adresem: dpo@therightmortgage.co.uk.

Masz również prawo złożyć skargę do brytyjskiego organu nadzorczego ds. ochrony danych – Information Commission (ICO), który nadzoruje przestrzeganie przepisów o ochronie danych w Wielkiej Brytanii.

Adres ICO:

Information Commission’s Office

4th Floor, No.3 Circle Square

5 Hawkshaw Street

Manchester

M1 7BL

Infolinia: 0303 123 1113

Strona internetowa: https://ico.org.uk

9. Dane z formularzy, e-maili i telefonu

Jeżeli kontaktujesz się z nami za pomocą formularzy na stronie, e-maila lub telefonu, będziemy przetwarzać przekazane tam dane (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, treść zapytania) w celu udzielenia odpowiedzi, przygotowania propozycji usług oraz prowadzenia dokumentacji kontaktu.

W zależności od charakteru zapytania informacje te mogą zostać włączone do naszej dokumentacji klienta oraz systemu CRM, jeżeli zdecydujesz się kontynuować proces doradczy.

Jeśli zaakceptujesz analityczne pliki cookie i wpiszesz swój adres e-mail w naszym formularzu kontaktowym, zapisujemy ten adres w pliku cookie contact_form_email (do 365 dni) i przekazujemy go do Zoho PageSense, aby powiązać Twoje wizyty na stronie z Twoim zapytaniem. Jeśli zaakceptujesz reklamowe pliki cookie i pomyślnie wyślesz formularz, Google Ads może otrzymać Twój adres e-mail i numer telefonu po haszowaniu (SHA-256), aby dopasować dane do kont Google i mierzyć skuteczność reklam. Haszowanie nie oznacza anonimizacji danych. Szczegóły znajdziesz w naszej Polityce Ciasteczek.

10. Dane z naszej strony internetowej, pliki cookie i analityka

Nasza strona internetowa korzysta z plików cookie i podobnych technologii. Część z nich jest niezbędna do działania strony i jej zabezpieczenia, np. narzędzia bezpieczeństwa i ochrony przed botami Cloudflare, w tym Cloudflare Turnstile w formularzu kontaktowym. Inne służą do analityki strony, mierzenia skuteczności reklam oraz obsługi czatu na żywo.

Obecnie na naszej stronie korzystamy z następujących narzędzi zewnętrznych:

Google Tag Manager – uruchamia pozostałe narzędzia wymienione poniżej;
Sirdata – platforma do zarządzania zgodami, która wyświetla baner cookie i zapisuje Twoje wybory;
Google Analytics 4 – analityka strony;
Google Ads, w tym śledzenie konwersji – mierzenie skuteczności naszych reklam;
Meta Pixel – mierzenie skuteczności naszych reklam na Facebooku i Instagramie;
Zoho PageSense – analityka i analiza odwiedzin strony; może też powiązać Twoje wizyty na stronie z zapytaniem wysłanym przez formularz kontaktowy (szczegóły w sekcji 9);
Zoho SalesIQ – czat na żywo na naszej stronie;
Cloudflare – hosting strony, zabezpieczenia, ochrona przed botami oraz obsługa formularza kontaktowego.

Czat Zoho SalesIQ jest uruchamiany niezależnie od tego, czy zaakceptujesz opcjonalne pliki cookie w naszym banerze cookie, dlatego może ustawiać lub odczytywać własne pliki cookie lub podobne technologie nawet wtedy, gdy odrzucisz opcjonalne pliki cookie.

Więcej informacji o plikach cookie i o tym, jak zarządzać swoimi wyborami, znajdziesz w naszej Polityce Ciasteczek.

11. Marketing i komunikacja

Możemy wykorzystywać Twoje dane kontaktowe, aby przesyłać informacje o usługach Extend Finance, treściach edukacyjnych oraz aktualizacjach dotyczących rynku kredytów hipotecznych i ubezpieczeń, o ile mamy do tego odpowiednią podstawę prawną (zgodę lub uzasadniony interes, zgodnie z UK GDPR i PECR).

Masz prawo w każdej chwili wycofać zgodę na marketing lub wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w celach marketingowych. Informacje o rezygnacji z komunikacji marketingowej będą zamieszczane w każdej wiadomości marketingowej lub możesz skontaktować się z nami bezpośrednio.

12. Zmiany w Polityce Prywatności

Od czasu do czasu możemy aktualizować niniejszą Politykę Prywatności, aby odzwierciedlała zmiany w przepisach prawa, wytycznych regulatorów lub sposobie świadczenia naszych usług. Zaktualizowana wersja będzie publikowana na naszej stronie internetowej wraz z datą ostatniej aktualizacji.

Zachęcamy do regularnego sprawdzania tej strony w celu zapoznania się z aktualną wersją Polityki Prywatności.

13. Nasze dane kontaktowe

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

Extend Finance Ltd

111 New Union Street

Coventry

CV1 2NT

Telefon: 02476 997 826

E-mail: info@extendfinance.co.uk

Strona internetowa: https://extendfinance.co.uk

Inspektor Ochrony Danych (The Right Mortgage Limited): dpo@therightmortgage.co.uk